HỌC CÁCH LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP

Không bao giờ la mắng nhân viên, kể cả khi họ không hoàn thành nhiệm vụ; khi giao việc cho nhân viên luôn kèm theo những lời động viên, khuyến khích...

Noel năm nào chị Huỳnh Ngọc Ánh, phụ trách phát triển tổ chức Công ty HR Smart, cũng tặng quà hay gởi những lời chúc tốt đẹp nhất cho người thân và đồng nghiệp. “Đó là điều tôi học được từ người quản lý trong những năm sống và làm việc ở Mỹ”- chị Ánh tâm sự.

Học cách chăm lo cho nhân viên

Cách đây gần 10 năm, khi còn làm việc cho Công ty Paragon Solution, chị Huỳnh Ngọc Ánh được cử sang Mỹ làm việc. Điều khiến chị cảm kích nhất là khi đến đó, chị được người quản lý lo lắng từ nơi ăn chốn ở đến những nhu cầu thiết yếu trong cuộc sống. Chị cho biết: “Mỗi khi đường ống nước nơi căn hộ tôi ở bị hư hay điện có vấn đề, người quản lý đều cho người đến sửa chữa ngay lập tức. Không chỉ với tôi mà những người bạn đến từ các nước cũng được quan tâm như thế. Điều đặc biệt ở người quản lý là ông ấy không bao giờ la mắng nhân viên kể cả khi họ không hoàn thành nhiệm vụ. Khi giao công việc cho nhân viên, ông luôn kèm theo những lời động viên, khuyến khích khiến nhân viên thêm tự tin”.

Cũng vì những lời động viên, sự quan tâm ấy mà suốt thời gian làm việc ở nước ngoài, chị Ánh luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Nhưng ấn tượng nhất đối với chị là những lần được tham dự lễ Giáng sinh với gia đình của người quản lý. Tại lễ Giáng sinh, người sếp ấy trực tiếp làm quà tặng cho từng người với những lời chúc mừng tốt đẹp nhất. “Đó cũng là lý do khiến sau này, để tạo được niềm tin cho nhân viên, tôi không hề la mắng họ mà trái lại, luôn động viên họ mọi lúc mọi nơi”.

Không đem chuyện cá nhân vào việc chung

Ngày về Công ty Intel Products VN phụ trách đối ngoại, chị Hồ Thị Thu Uyên không khỏi ngỡ ngàng vì khi tổ chức cuộc họp đầu tiên mà chị là người đến sau cùng. Chị kể: “Mặc dù lịch làm việc là 9 giờ, nhưng khi tôi đến lúc 9 giờ kém đã thấy tổng giám đốc cùng các chuyên viên có mặt đầy đủ”. Sự đúng giờ của họ cũng chưa khiến chị ngạc nhiên bằng tính chuyên nghiệp trong công việc: “Trong giờ họp, mọi người đều chuyển điện thoại sang chế độ rung và không trả lời bất kỳ cuộc gọi nào. Tất cả mọi người đều dành thời gian cho cuộc họp, không ai bàn bạc chuyện riêng tư hay công việc khác”. Chính sự chuyên nghiệp của các nhà quản lý càng cho chị ý thức, khi làm việc hay gặp gỡ đối tác phải tập trung toàn bộ sức lực cho công việc, không được đem chuyện cá nhân vào công việc chung.

Còn anh Nguyễn Minh Trí, phụ trách kinh doanh tại một công ty sản xuất nước giải khát đóng tại miền Trung, kể: “Có lần, trong cuộc họp bàn về kế hoạch kinh doanh, tôi và người quản lý quốc tịch Philippines đã cãi nhau kịch liệt vì ai cũng bảo vệ ý kiến của mình. Sau lần ấy, tôi tưởng người quản lý sẽ giận mình nhưng khi xuống nhà ăn của công ty, ông ta tỏ ra rất thân thiện, nói chuyện rất nhiệt tình”. Điều đó càng khiến anh Trí phải học hỏi: Luôn đặt công việc lên hàng đầu và không đưa quan hệ cá nhân vào công việc.

Phải có kế hoạch cụ thể

Hơn 10 năm làm công tác nhân sự, trong đó có nhiều năm làm việc với người quản lý nước ngoài, chuyên viên tư vấn Kiều Thị Kim Hoàn đúc kết lại khi làm bất cứ công việc gì là phải có kế hoạch cụ thể. Chị cho biết: “Sự hoạch định trước bao giờ cũng quyết định 50% sự thành công của công việc. Nhìn vào kế hoạch, có thể biết mình đang ở giai đoạn nào, tiến độ thực hiện ra sao. Cũng chính nhờ vào kế hoạch mà mọi người sẽ biết ai không hoàn thành nhiệm vụ, trách nhiệm thuộc về ai”.

Với chị Huỳnh Ngọc Ánh, không chỉ có tính kế hoạch cao mà các chuyên gia luôn tôn trọng ý kiến người khác, cả những ý kiến trái chiều. Đặc biệt, khi làm việc, họ luôn đặt tinh thần đồng đội lên hàng đầu, sẵn sàng chia sẻ thông tin với nhau để đạt đến mục tiêu cuối cùng là hoàn thành công việc của đơn vị.

Bài và ảnh: Huỳnh Nga
(Source: [You must be registered and logged in to see this link.]

Nước Mỹ mỗi năm bị mất khoảng 588 tỉ USD tương đương 5% GDP do tình trạng người lao động Mỹ không tập trung hoàn thành dứt điểm từng công việc một mà cứ đang làm dở việc A lại ngừng lại để suy nghĩ về việc B hay xử lý một việc C chen ngang. Đó là số liệu do Basex, công ty nghiên cứu công nghệ tin học ở New York đưa ra cuối năm 2005.

5 nguyên nhân gây đứt quãng công việc xếp theo thứ tự quan trọng giảm dần là:

- Một đồng nghiệp đến nói chuyện với bạn.
- Bạn bị gọi đi khỏi vị trí làm việc của mình (hoặc tự nguyện đi khỏi).
- Bạn đọc và trả lời thư điện tử.
- Bạn chuyển sang làm một công việc khác trên máy tính, ví dụ đang soạn văn bản lại nảy ra ý lướt web.
- Bạn sử dụng điện thoại (nghe, gọi, đọc tin nhắn và soạn tin nhắn gửi đi).

Điều đáng chú ý là quá nửa số nguyên nhân lại xuất phát từ việc sử dụng những thành tựu của tin học và viễn thông!

Xử lý cái việc chen ngang xong, bạn phải mất một khoảng thời gian kha khá mới bắt tâm trí thực sự quay lại được với cái công việc vừa bị đứt quãng. Khoảng thời gian "sửa soạn quay lại" đó chính là sự lãng phí. Và cái phí xao nhãng (cost of not paying attention) này thật sự khổng lồ. Ở Việt Nam ta, cái chi phí xao nhãng này nếu chỉ tính ở mức 2% GDP cũng đã lên đến 1 tỉ USD mỗi năm.

Ngày nay ở công sở không mấy ai không dùng ĐTDĐ, rất nhiều người dùng tới 2 chiếc. Nếu văn phòng được trang bị internet mạng LAN thì mỗi nhân viên đều có một đến vài hộp thư điện tử, lại có internet messenger để gửi và nhận tin ngắn tức thì, chưa kể rằng mỗi người còn có một điện thoại cố định kéo đến tận bàn.

Thử kiểm đếm xem mỗi ngày bạn đã mất bao nhiêu thời gian để trả lời điện thoại, trả lời tin nhắn điện thoại, trả lời e-mail, trả lời tin nhắn internet messenger? Ngoại trừ những cuộc điện thoại, tin nhắn hay e-mail thực sự quan trọng và cần phải xử lý ngay để phục vụ công việc cấp bách ra, những cuộc không-có-cũng-không-sao và bao-giờ-xử-lý-cũng-được còn lại đã ngốn của bạn mất bao nhiêu thời gian? Và quan trọng hơn nhiều là bạn phải mất bao nhiêu thời gian để bắt tâm trí quay lại tiếp tục cái công việc vừa bị gián đoạn kia? Ở Việt Nam rồi đây sẽ có thống kê, còn ở Mỹ thì con số đó là 2,1 giờ/người/ngày, tương đương với 28% quỹ thời gian lao động của ngày (đối với nhân viên công nghệ thông tin làm việc trong các công ty quản lý đầu tư được điều tra chọn mẫu).

Thống kê của Đại học California cũng cho thấy trung bình cứ mất 11 phút để giải quyết một công việc chen ngang thì phải mất tới 25 phút mới bắt tâm trí quay trở lại được với cái công việc chính vừa bị gián đoạn. Còn nghiên cứu của Microsoft thì cho biết lúc bắt đầu và lúc sắp hoàn tất một công việc là những thời điểm mà một công việc chen ngang sẽ gây hậu quả lớn nhất. Khi công việc vừa bắt đầu, cái việc chen ngang sẽ làm bạn quên mất mục tiêu đã đặt ra. Còn khi công việc sắp hoàn tất, nó sẽ bứt bạn ra khỏi việc ngẫm nghĩ để chuẩn bị cho những việc sẽ làm tiếp theo.

Điều đáng ngạc nhiên nhất là ngay ở Mỹ, đất nước có rất nhiều nghiên cứu về kỹ năng sống và làm việc, cũng rất ít người áp dụng những biện pháp sơ đẳng nhất để công việc khỏi bị gián đoạn. Có tới 55% số người được hỏi nói rằng họ mở e-mail ngay khi nó tới hoặc ngay sau đó, bất kể mình đang bận đến mức nào. Hầu hết đều không dùng tới biện pháp tắt tín hiệu màn hình báo thư tới. Tức là hầu hết đều để cho mình bị những cỗ máy giết thời gian cám dỗ và sa ngã vào đó mà không hề có biện pháp chủ động phòng ngừa.

Thấm thía mặt trái của việc lạm dụng công nghệ thông tin và viễn thông, ngày càng có nhiều người, nhất là những người hoạt động trong lĩnh vực sáng tạo, áp dụng nguyên tắc tắt hết ĐTDĐ, iPod, internet messenger; không đọc và gửi e-mail hay duyệt web v.v... khi đang phải tập trung giải quyết một công việc nào đó.

Còn bạn thì sao? Bạn có thấy rằng từ nay mình cần phải rèn luyện tác phong chỉ làm một việc trong một thời điểm và hạn chế tới mức thấp nhất việc sử dụng ĐTDĐ, điện thoại bàn, e-mail, internet messenger, và cả việc lang thang không mục đích trên internet nữa, hay không?

(Theo thanhnienonline)